いつも忙しくて、なかなか成果をだせません。成果を出してる人って、いつも余裕な雰囲気があるんです（汗）あれはなんなんですか？
スケジュールをうまく管理することが、効率よく仕事をするためのコツです。解説していきます。
働く業界によっては、残業は当たり前、休日出勤することもあったりします。
私も、以前金融機関で働いていた時は、
終業時間は17:15でしたが、帰宅するのは、毎日21時は必ず過ぎてましたし、日をまたぐこともよくありました。大体１日平均15時間勤務くらいでしょうか。
次の住宅営業では、
勤務時間は金融機関と同じく残業して日をまたぐこともしょっちゅうありましたが、こちらは、休日に電話が鳴らない日はなく、年中ずっと仕事をしている感覚になりました。
どちらの仕事もそもそも残業したからといって、まともな残業手当なんてでません。
それなのにみんな残業してるんですね。
まぁ、社会人ってこんな感じなんだろうなと、当たり前のこととしてやってましたが、
今考えれば、周りに価値観に流され、主体性にかけていたのかもしれないと思うこともあります。
でもね、よくよく思い出してみると、
金融機関の時も、住宅営業の時も、本当に優秀な成績を収めている人は、ほとんどみんな定時退社していました。
そのような優秀なビジネスマンは仕事を戦略的に取り組んでいました。
そして、観察しているうちに優秀な人には共通点があることがわかりました。
前置きが長くなりましたが、
本記事では、仕事における『優秀なビジネスマンの共通点』についてお話していきたいと思います。
共通点は２点ありました。
忙しいと口にしない
まず１つ目の共通点は、
「忙しい」と絶対口にしない
ということです。
外資系会社で働いている人とお話すると、残業手当という概念はなく、そもそも定時という概念すらなかったりします。
つまり、仕事は全て、自分の裁量でコントロールしなきゃいけないということです。
このような人から見ると、
残業＝仕事ができない人
という、考えなんですね。
私は今、介護福祉業界にいますが、介護の世界で残業なんて本当に特別なことがない限りは考えられません。
しかし、以前いた金融や住宅の世界では、
「残業＝忙しい＝よく働く＝有能な証拠」
というような価値観で働いていました。
しかし、優秀なビジネスマンは仕事をコントロール出来ています。
つまり、
「忙しい＝余裕がない＝自由を失っている＝仕事が出来ない人」
と認識しているため、「忙しい」というのは、ネガティブワードとなるため、まず「忙しい」という言葉を口にしません。
つまり、「忙しい」というのは、仕事がコントロール出来ていないということです。
私も、このことに気付いて以来、基本的に「忙しい」という言葉を使わないようにしています。
「最近忙しい？」
と、よく会話の糸口に聞かれることがありますが、
私は、「んー、ぼちぼちかぁ」とか「うん。まぁまぁね。」と返すようにしています。
優秀な社長さんとか、一流の営業マンの方とお話をすると、
スケジュールを聞いたら、ものすごい量の仕事をこなしていたり、新しいチャレンジをしていて、めちゃくちゃ忙しいはずなのに、
どこか余裕の感じられる雰囲気を醸し出しています。もうこれは共通して言えますね。
そして、そのような人に私はいじわるで
「忙しそうですね？」とか「絶対忙しいでしょ？」
と聞いてみるのですが、
「まぁ、毎日こんな感じよー」とか
「いやいやちゃんと家族の時間しっかりとれてるから」
って言うんですね。
「やっぱり忙しいって言わない！！」っていつもニヤニヤしてます（笑）
「なにをしないか」を決めることができる
2つ目の共通点は、
優秀なビジネスマンは、
「することとしないこと」を明確にしている
ということです。
特に忙しく余裕のない人は、「何をしないか」について、ちゃんと考えられていない人が多いです。
スケジュール帳に予定を詰め込むことで、「仕事をしている気」になってしまったり、
何か用事があることで、「満たされた気」になってしまいがちです。
しかし、よくよく精査すると、重要度の低い仕事の割合が多くなって、重要度の高い仕事が後手後手となり、「忙しい」状態となります。
これは完全に仕事をコントロール出来ておらず、自分の評価を落とすこととなります。
じゃあどうやって仕事をコントロールするか。
時間管理マトリックス
仕事に忙殺されない為には、
仕事の量と効率を考えないといけません。つまり、戦略を練る必要があります。
ここで必要な考え方が、「何をしないか」を決めるということです。
では、スティーブン・R・コヴィー氏の「７つの習慣」の第３の習慣、
「最優先事項を優先する」で出てくる
『時間管理マトリックス』を用いて「何をしないか」を選別する方法を紹介します。
人から仕事を頼まれたり、スケジュールを入れられたり、また自分のすることにどこから手を付けていいか分からない場合は、
この図を頭の中に浮かべ、都度仕事を区別していく癖をつけましょう
ビジネスマンであれば、ご存じの方も多いと思いますが、改めて簡単に説明します。
これは、「緊急性」と「重要性」の２軸を基に、４領域に区分されています。
- 第一領域『必須：緊急かつ重要』
- 第二領域『価値：緊急ではないが重要』
- 第三領域『錯覚：緊急だが重要ではない』
- 第四領域『無駄：緊急でも重要でもない』
各領域の仕事の種類については、表で確認してください。
これを見て、いつも「忙しい」と口にしている人は、どこの領域の仕事をしているでしょうか？
これは、「第一領域」と「第三領域」の仕事が集中している人が多いはずです
「第一領域」の締め切りのある仕事はもちろん「第三領域」である
重要でない電話対応や、無意味な接待・来訪などを多くこなしているため、
緊急ではないが、重要である「第二領域」の仕事がほとんど取り組めていない人が多いです。
一方、優秀なビジネスマンは、
重要度と緊急度の高い仕事を優先し、その他の仕事は、戦略的に断捨離をするので「第二領域」の仕事に集中します。
実はこれが重要で、
緊急ではないけど重要なこの「第二領域」を放っておくと、左にシフトし、緊急かつ重要な仕事に変わってしまいます。
ですので、「第二領域」をどんどんつぶしていくことで、「第一領域」の仕事が発生しません。
具体的には
- 新しいプロジェクトの計画や準備
- 人事評価やマニュアルの作成
- 各種申請書類の作成
- 読書等の自己啓発
- 人脈づくり
などです。
緊急性は低いが、重要な項目ばかりです。
「第三領域」「第四領域」をどうするか
第四領域に関しては、すぐにでも断捨離をすべきなことはわかると思います。
人によって、無駄と思う時間は違うと思いますが、私の場合は、
- だらだらTVを観る時間
- 朝遅くまで寝ている時間
などで、TVも全く観ませんし、朝は5時には起きて読書やストレッチなどの自己投資に使うよう習慣化しています。
問題は第三領域です。
この領域は「錯覚」とよばれる領域で、ここの仕事内容・作業内容をしっかり見極めて断捨離することが、時間確保し仕事をコントロールするコツです。
優秀なビジネスマンは、この第三領域を見事にこなします。
例えば、自分じゃなくてもできる雑用や頼まれごとはないでしょうか？
- 業者さんとのやりとり
- 書類作成
- 電話対応
- 重要でない会議
主には、私のように会社経営をしてる方や、管理職の方などに当てはまりますが、
絶対自分じゃないといけない仕事かどうか考えてみて下さい。
私はこれを考えるようになって、もしかしたらほとんど自分じゃなくてもいいのかなとか考えるようになりました。
つまり、報告だけもらえたらいいこととか、自分がやらなくてもスタッフさんでできることって、意外と多いんですね。
もっと言えば、自分じゃなくてもいいことは、どんどん権限移譲したり、覚えてもらったりして、自分の手から仕事を離していくことを意識すると、
第二領域に集中できます。
そして、第二領域って職場に行かなくてもできることが多いので、どこにいても仕事ができるんですね。
まとめ
以上が、優秀なビジネスマンの共通点でした。
- 忙しいと口にしない
- 仕事を断捨離し、緊急ではないが重要な仕事に集中する
私もここ数年、意識して「第二領域」に取り組むべく、一気に自分の仕事を管理者や各担当スタッフへ渡しました。
もちろん権限も委譲し、決裁権もある程度任せています。
そして、事業計画や人事制度、マニュアル等の構築、業界内外の方との交流等に集中する時間確保を意識しています。
そのためにも、自分の仕事を任せる勇気と、人を育てることが必須になりますので、
そのために何をしたらいいか、これ自体がまさに「第二領域」の仕事なんですが、そこが重要かと思います。
まずは、第四領域の無駄な時間から見直してみるのがいいかと思います。
最後まで読んでいただきありがとうございました(*´ω｀)
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