介護職の働き方

伝えたいことを分かりやすく伝える超基本的なこと【伝える力】

伝えたいことを分かりやすく伝える超基本的なこと【伝える力】
Aさん

結局何が言いたいの?って言われることがよくあります。

しゅん社長

相手に分かりやすく伝える簡単なコツがあるので、お話しますね。

ビジネスシーンにおいて、誰かに何かを伝えることって1日のうちでも何度となくあると思います。例えば

  • 新しい企画について話すとき
  • ちょっとした伝達事項

など。

つまり、プレゼンのような論理的にかっちり伝えないといけないことから、電話で伝言を受けたときのように、

あらゆるシーンで人に何かを伝えることがあります。

私も、仕事をしていると、

「ごめん、結局何がいいたいん?」とか

「つまりは、〇〇ってことでいいんよね?」と、

ちょっと意地悪に聞こえるかもしれませんが、ついつい聞いてしまうことがあります。

これは、伝え方の問題があり、

その伝え方によって、本来通すべき自分の要望が通らなかったりするような事態にもなりかねません。

今回は、伝えたいことを伝える超基本的なことを3つお伝えします。

これさえ、身に付けておけば、ほんとに伝えることに困らなくなります。

基本的過ぎて、参考にならないって方もいらっしゃると思いますが、

そのような方は、離脱せずに復習だと思って、最後までよんでいただければと思います(笑)

この記事を読むことで、伝え方の基本が身に付きます。

動画で確認したい方はこちら↑

では、いきます。

伝える目的は、相手を動かすこと

伝えたいことを分かりやすく伝える超基本的なこと【伝える力】

伝えたいことを伝える超基本的なこと、1つ目は、

目的は、伝えることではなく「動かすこと」

ということです。

例えば、企画や商品のプレゼンをする際に、いかに綺麗に伝えようとか、面白くしようとか考えますよね。

しかし、理解していただきたいのは、伝えるということはあくまで「手段」にすぎません。

つまり、その先の目的を明確にしておかないといけないということです。

そもそもプレゼンをするということは、相手を自分の思うゴールに連れていく作業でもあります。ゴールまで動かすことが目的となります。

ゴールとは?
  • 購入してほしい
  • 決裁してほしい
  • 実践してほしい
  • 手伝ってほしい
  • 予算を付けてほしい

まぁ、その伝えるシチュエーションによって、ゴールはそれぞれだと思いますが、

あくまで、目的は「相手に動いてもらうこと」ということを念頭に置いて下さい。

ピラミッドのてっぺんは「主張(結論)」

伝えたいことを分かりやすく伝える超基本的なこと【伝える力】

そして、伝えたいことを伝える超基本的なこと、2つ目は

ピラミッドのてっぺんに「主張(結論)」を置く

ということです。

よく「で、結局何が言いたいの?」って言われる方に共通していることは、てっぺんに主張ないということです。主張とは結論のことです。

例えば、

  • 「○○さんも同じこと言ってます」
  • 「実際に、お客様の喜んでいます」
  • 「いい感じだと思うんですけどね」・・以上

で、終わる人です。

やはり聴き手も「で?ん?」ってなりますよね。

当たり前のことを言いますが、

話には「結論」と「根拠」があります。

そして、「結論」が一番上にあり、その下に「根拠」を並べるピラミッドのような形を想像してください。

伝えたいことを分かりやすく伝える超基本的なこと【伝える力】
参照:考えるを考えるメディア

これはロジカルシンキングでよく使う「ピラミッドストラクチャー」と呼ばれるフレームワークですが、

話が伝わりにくい人は、結論の下に並ぶ根拠の説明ばかりをしている可能性が高いです。

聞き手は、そのデーターや事実を並べられても、何を読み取ればいいかさっぱり分からないということですね。

私も職場でたまにあります。私は介護施設の経営をしておりますが、職員から

  • 食費が足りません
  • 〇〇さんがこんなこと言います
  • 利用者様がこんなことで困ってます
  • イベントでこんなものが必要になるかもしれません

数えればきりがないのですが、とにかく根拠ばかりを言われることがあったりします。

「で、どうしたいの?」「で、いくら必要なの?」「で、何をするつもりなの?」

って、なるんですね。

たまに「うん、うん」って聞いてたら、延々と根拠ばかり言って、いつまでたっても結論が出てこなかったりもします。

「つまり、〇〇を買ってほしいってことでいいの?」と聞くと、

「はい、そうです」って。

(この話、数十秒もあれば終わるじゃん・・・)っていうこと、たまにあります(笑)

話を戻しますが、逆に、このピラミッドがしっかり組めていれば、

「主張(結論)は〇〇です」

「理由は、A、B、Cだからです」

B「わかりました」

というやり取りで済みます。

これが自然と出来るようになれば、話が長くなることもありませんし、説得力のある伝え方が出来るようになります。

ですので、何かを伝える際は、このピラミッドを想像して話をしましょう。

結論から考えること

伝えたいことを分かりやすく伝える超基本的なこと【伝える力】

伝えたいことを伝える超基本的なこと、3つ目は

「結論」から考えること

ということです。

ビジネスマナーとして、

「結論を先に」という言葉をよく聞きますよね。

例えば、このブログの構成も

結論「読めば、伝える力が身に付きます」

根拠A「目的は相手を動かすこと」

根拠B「てっぺんには主張を持ってくること」

根拠C「結論を先に言うこと」

このように、先に結論を持ってきています。

まぁ、結論を先に話すと、聴き手の「聴く目的」がはっきりするので、話が伝わりやすくなります。

そしてさらにここで言いたいことは、

その結論について間違って認識している人がいるってことです。

例えば、「よく売れています」「みんな喜んでいます」を結論として、考えてたりします。

つまり、「で、だからどうしたいの?増産したいの?継続したいの?」という突っ込みどころが出るということです。

先ほども言ったように、データーや事実を結論として考えてしまっている人は、なかなかうまく話が伝わらないです。

考えるというのは、そのデータや事実を基に、結論を導き出すということです。

分かりやすい例があります。

例えば、天気予報を見たり、空模様を見て、「今日雨が降りそうだなぁ」と思うとします。

すると、当然、傘を持って行きますよね。

その傘を持つということが、「結論」ということです。

「今日は雨が降るだろうなぁ」で、傘を持たず、結局コンビニで買うというようなことが、考えていないという状態です。

他にも、

  • 〇〇の時間帯は、国道は渋滞するから裏道を使おう
  • 夜は寒くなるだろうから、一枚上着をもっていこう

など、私たちは普段から根拠をもとに考えて、結論を導いています。

しかし、実際に人に何かを伝えるような機会になると、出来ていなかったりします。

まず話をする前に、伝える前に、

「結論は何なのか?」「相手をどう動かしたいのか?」これを考えましょう。

それでも、準備している段階で、あれやこれやと伝えたいことが出てきて、結果、よくわからないストーリーになってしまうこともあります。

自分でも、「あれ、何の話してたっけ?」と思う人はこれに陥りがちです。他人が聞いたこと以上に内容が膨らみ、さらには脱線するパターンですね。

あなたが伝えたい結論は何か、これを考えて、これを伝えましょう。

根拠を並べて、「だから何?」と自問自答して結論を導いてみましょう。

まとめ

伝えたいことを分かりやすく伝える超基本的なこと【伝える力】

以上が、伝えたいことを伝える超基本的なことでした。

最後にまとめますと、

  1. 話す目的は、「相手を動かすこと」だと考えましょう
  2. ピラミッドのてっぺんに結論をもってきましょう
  3. 考える時は「結論」から考えましょう。

とても基本的なことで、そんなの知ってるよと言う方や、自然にやったとという方もいると思いますが、

そうでない人は、少し練習がいります。

思わず話をしてしまう前に、結論は何だっけ?とまず一呼吸してみましょう。

ビジネスシーンでも、「これは悩むなぁ」「悩ましいなぁ」と思うことが多々あると思いますが、

「悩む」ことと「考える」ことは別物です。

「悩む」ということは、考えがぐるぐる回っている状態、「考える」というのは、結論を出すことです。

ということで、最後に「結論」の練習をしたいと思います。

  1. 「こういう企画です」
  2. 「これは成功します」

どちらが、結論でしょう。

答えは、②の「これは成功します」です。

相手を動かすことが目的なので、「これは成功します。だからやりましょう」が完璧な結論という感じです。

伝え方で、人生を有利にしましょう!

最後まで読んでいただきありがとうございます(*’ω’*)

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